Makalah : Perencanaan Sumber Daya Manusia

Bab. I. Pendahuluan

Perencanaan merupakan langka, proses dan keputusan awal yang biasa dilakukan oleh setiap orang, kelompok, oraganisasi dan masyarakat pada umumnya.

I.1.  Perumusan masalah

1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan sumber daya manusia?
2. Bagaimanakah proses  dan system perencanaan sumber daya manusia?
3. Faktor apa saja yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia?
4. Apa manfaat dari perencanaan sumbar daya manusia?

I.2.  Tujuan penulisan

1. Memahaman dan  mengetahui tentang perencanaan sumber daya manusia.
2. Untuk mengetahui proses dan system perencanaan sumber daya manusia.
3. Untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia.
4. Mengetahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia.

I.3. Manfaat Penulisan

1. Sebagai sumber informasi  yang sangat berguna  dalam menambah pengetahuan dan wawasan (aspek  teori).
2. Sebagai sumber informasi  yang sangat penting untuk dialpikasikan dalam perencanaan sumber daya manusia bagi praktisi (aspek praktis)

Bab II. Perencanaan Sumber Daya Manusia

II. 1. Pengertian Sumber Daya Manusia

Pengertian sumber daya manusia banyak sekali yang telah ditemukan oleh parah ahli, seperti :

• Andrew E. Sikula(1981:145), mengemukakan bahwa “Perencanaan sumber daya manusia atau berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
• George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) Mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.
• Handoko (1997, p. 53) mendefinisikan bahwa “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut”.
• Mangkunegara ( 2003, p. 6) mendefinisikan bahwa “Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis”.
   

Dari beberapa arti perencanaan sumber daya manusia yang ditemukan oleh parah ahli diatas hampir semua saling keterkaitan dan ada juga agak beda satu dengan yang lain, namun jika kita perhatikannya seksama pada dasarnya sama. Jadi saya merangkaikan beberapa pendapat diatas bahwa pengertian perencanaan sumber daya manusia adalah suatu tindakan awal yang dilakukan sebelum melalkukan tindakan oleh seseorang, kelompok atau organisasi yang di dalamnya  terdapat kegiatan peramalan, penentuan atau mempertemukan kebutuhan akan tenaga kerja yang berkaitan dengan rencana organisasi di waktu mendatang.

 

Perencanaan sumber daya manusia  merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya

Dalam perencanaan sumber daya manusia terdapat 3(tiga) kepentingan, yaitu:

1. Kepentingan individu
2. Kepentingan organisasi
3. Dan kepentingan eksternal

Perencanaan sumber daya manusia ini memungkinkan organisasi untuk:

1. Memperbaiki pengguna sumber daya manusia
2. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan organisasi diwaktu yang akan datang secara efisien
3. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis
4. Mengembangkan informasi dasar manajemen untuk membantu kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi lainnya
5. Membantu program penarikan dan dasar tenaga kerja secara sukses
6. Mengkoordinasikan program-program manajemen personalia yang berbeda-beda.

Tujuan dan penyebab timbulnya perencanaan sumber daya manusia

1. Tujuan perencanaan sumber daya manusia

Perencanaan sumber daya manusia harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan eksternal. Tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah menghubungkan sumber daya manusia  yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

2. Penyebab timbulnya perencanaan sumber daya manusia.

• Permintaan sumber daya manusia

Permintaan atau kebutuhan sumberdaya manusia organisasi diwaktu yang akan datang adalah “pusat” kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua perusahaaan harus membuat prediksi kebutuhan karyawan.

II. 2. Proses dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

1. Proses perencanaan sumber daya manusia

Strategi sumber daya manusia adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan sumber daya manusia. Strategi sumber daya manusia  ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan sumber daya manusia akan dikembangkan dan dikelola.   Pengembangan rencana sumber daya manusia merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan sumber daya manusia suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.

• Syarat – syarat perencanaan sumber daya manusia :

1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang sumber daya manusia.
3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan sumber daya manusia.
4. Harus mampu membaca situasi sumber daya manusia  masa kini dan masa mendatang.
5. Mampu memperkirakan peningkatan sumber daya manusia  dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

• Prosedur perencanaan sumber daya manusia:

1. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang dibutuhkan.
2. Mengumpulkan data dan informasi tentang sumber daya manusia.
3. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisanya.
4. Menetapkan beberapa alternative.
5. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
6. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk  direalisasikan.
7. Metode perencanaan sumber daya manusia ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah:

• Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan sumber daya manusia hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana sumber daya manusia semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.

•  Metode ilmiah diartikan bahwa perencanaan dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana sumber daya manusia semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

2. Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia

Sistem Perencanaan sumber daya manusia  terdiri dari empat kegiatan yang saling berhubungan dan terpadu :

1. Inventarisasi persediaan sumber daya manusia : untuk meniali sumber daya yang ada sekarang dan menganalisa penggunaan personalia sekarang
2. Forecast sumber daya manusia : untuk memprediksi permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan datang.
3. Penyusun rencana-rencana sumber daya manusia : untuk memandukan permintaan dan penawaran personalia dalam perolehan tenaga kerja yang qualified melalui penarikan, seleksi, latihan, penempatan, transfer, promosi dan pengembangan.
4. Pengawasan dan evaluasi : untuk memberikan umpan balik kepada sistem dan memonitor derajat pencapaian tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran perencanaan sumber daya manusia.

Kendala-Kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia

1. Standar Kemampuan Sumber Daya Manusia.

Standar kemampuan sumber daya manusia yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan sumber daya manusia hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam perencanaan sumber daya manusia untuk menghitung potensi sumber daya manusia secara pasti.

2. Manusia (Sumber Daya Manusia) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala perencanaan sumber daya manusia, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

3. Situasi Sumber daya Manusia

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan sumber daya manusia perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses perencanaan sumber daya manusia yang baik dan benar.

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam perencanaan sumber daya manusia untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

II.3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia.

     Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)

1. Lingkungan Eksternal

    Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan-keputusan Organisasional

     Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a. Rencana stratejik perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana stratejik menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.

e. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

    Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

II.4.Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia.

    Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan.

     Manfaat-manfaat tersebut antara lain: (Rivai, 2004, p. 48)

1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan.

Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

a. Jumlah karyawan yang ada

b. Berbagai kualifikasinya

c. Masa kerja masing-masing karyawan

d. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan  formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti

e. Bakat yang masih perlu dikembangkan

f. Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan

    Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa depan, yaitu:

a. Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.

b. Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.

c. Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan.

2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber  daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.

4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).

    Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.

6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.  Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:

1. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.
2. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.
   Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut.

7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.

8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.

9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain.

     Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.

BAB III. PENUTUP

III. 1. Kesimpulan

Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa perencanaan sumber daya manusia  sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf  yang tepat pada saat yang tepat. 

Daftar Pustaka.

• ü  http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/perencanaan-sumber-daya    manusia.html 
• ü  http://shelmi.wordpress.com/2008/10/25/perencanaan-sumber-daya-manusia/